Các loại chi phí ẩn trong hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý

🏢 Các loại chi phí ẩn trong hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý

Khi doanh nghiệp thuê văn phòng, chi phí thuê mặt bằng thường được xem là yếu tố quan trọng nhất. Tuy nhiên, nhiều đơn vị đã gặp tình huống “vỡ kế hoạch tài chính” do các loại chi phí ẩn mà hợp đồng không ghi rõ hoặc ghi bằng điều khoản không minh bạch. Trong bài viết này, SbayOffice sẽ giúp bạn liệt kê các khoản chi phí tiềm ẩn mà bạn nhất định phải kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê.

💡 1. Phí quản lý tòa nhà

Thường không bao gồm trong giá thuê gốc.

• Chi phí này bao gồm bảo trì, dọn vệ sinh khu vực chung, an ninh, chiếu sáng, và quản lý hành chính.

• Mức phí có thể dao động từ 1 – 3 USD/m² tùy theo chất lượng tòa nhà và vị trí.

📌 Lưu ý: Cần xác định rõ đơn vị nào chịu phí này – chủ tòa nhà hay bên thuê.

⚡ 2. Chi phí điện, nước, internet

“Giá thuê đã bao gồm điện chưa?” là câu hỏi phổ biến – và bạn cần xác nhận cụ thể.

• Một số tòa nhà tính riêng điện điều hòa theo công tơ riêng, đặc biệt nếu bạn dùng hệ thống điều hòa trung tâm.

• Internet và phí lắp đặt cũng có thể là chi phí bạn cần tự lo nếu không đàm phán rõ ràng.

📌 Lưu ý: Hỏi rõ về mức giá tính theo kWh và khả năng gắn công tơ riêng cho văn phòng bạn.

🛠 3. Chi phí sửa chữa – hoàn trả mặt bằng

Rất nhiều khách hàng “sốc” khi phải hoàn trả lại mặt bằng y như hiện trạng ban đầu.

• Nếu bạn có cải tạo nhỏ (sơn tường, lát sàn, chia phòng), bạn có thể bị yêu cầu hoàn trả hiện trạng khi chấm dứt hợp đồng.

• Một số chủ đầu tư quy định khắt khe về phí tháo dỡ, vệ sinh, kiểm tra an toàn PCCC khi rời đi.

📌 Lưu ý: Cần yêu cầu ghi rõ “phạm vi hoàn trả” hoặc thỏa thuận giữ lại cải tạo nếu phù hợp.

🪑 4. Chi phí sử dụng tiện ích chung

• Bãi xe vượt định mức, sử dụng phòng họp, pantry, hoặc lễ tân có thể bị tính thêm phí theo giờ.
• Đôi khi phí này được ghi rất nhỏ ở phần phụ lục hoặc bảng nội quy nội bộ, không xuất hiện trực tiếp trong hợp đồng.

📌 Lưu ý: Xác định các dịch vụ nào là miễn phí và cái nào phát sinh phí theo giờ hoặc theo lần sử dụng.

🧾 5. Thuế và các phụ phí hành chính

Giá thuê “net” chưa bao gồm VAT 10%? Phí xuất hóa đơn đầu kỳ?

• Có những trường hợp chủ đầu tư tính giá thuê chưa kèm thuế GTGT và phí xuất hóa đơn, khiến ngân sách vượt dự kiến.
• Cần xác minh giá thuê thực tế sau thuế là bao nhiêu/tháng để tính đúng chi phí hằng kỳ.