Thuê văn phòng là bước ngoặt quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các công ty startup hoặc SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ). Không chỉ đơn giản là “có chỗ để làm việc”, văn phòng còn là nơi thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp và tạo cảm hứng cho đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, đối với những người lần đầu thuê văn phòng, quá trình này có thể khá phức tạp nếu không chuẩn bị kỹ càng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện rõ những điều cần lưu ý để quá trình thuê văn phòng diễn ra thuận lợi, tiết kiệm và hiệu quả nhất.
🎯 1. Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu thuê văn phòng
Trước khi tìm kiếm bất kỳ không gian nào, bạn cần trả lời những câu hỏi cơ bản:
-
Mục đích thuê văn phòng là gì? (làm việc nội bộ, tiếp khách, tổ chức sự kiện…)
-
Bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc tại văn phòng?
-
Cần những không gian chức năng nào? (phòng họp, pantry, lễ tân…)
-
Văn phòng cần đặt ở khu vực nào thì thuận tiện cho khách hàng và nhân viên?
Việc xác định rõ nhu cầu giúp bạn tránh lãng phí chi phí vào những không gian không cần thiết hoặc lựa chọn sai vị trí.
📍 2. Lựa chọn vị trí phù hợp
Vị trí là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến:
-
Hình ảnh thương hiệu
-
Khả năng tiếp cận khách hàng
-
Thuận tiện cho nhân viên di chuyển
Nếu doanh nghiệp của bạn hướng tới khách hàng cao cấp hoặc cần giao dịch nhiều, khu vực trung tâm như Quận 1, 3 là lựa chọn tốt. Ngược lại, nếu ưu tiên chi phí và không quá lệ thuộc vị trí, Quận 7, Thủ Đức hay Phú Nhuận sẽ là lựa chọn hợp lý.
💰 3. Dự trù ngân sách và chi phí ẩn
Đừng chỉ nhìn vào giá thuê/m² mà chủ đầu tư đưa ra. Bạn cần tính đầy đủ các khoản như:
-
Phí quản lý tòa nhà
-
Phí điện nước (nhiều nơi tính riêng điện điều hòa)
-
Phí gửi xe
-
Thuế GTGT
-
Chi phí hoàn trả hiện trạng khi chấm dứt hợp đồng
Hãy yêu cầu chủ tòa nhà/bên cho thuê cung cấp bảng báo giá chi tiết để bạn có thể so sánh và tránh phát sinh không lường trước.
📑 4. Kiểm tra tính pháp lý và hợp đồng
Khi chọn được văn phòng phù hợp, bạn cần kiểm tra:
- Hợp đồng thuê có rõ ràng, minh bạch không?
- Thời hạn thuê, điều kiện thanh lý trước hạn
- Các điều khoản liên quan đến sửa chữa, cải tạo, hoàn trả mặt bằng
- Ai chịu chi phí bảo trì, bảo hiểm tài sản?
Tốt nhất bạn nên nhờ một đơn vị tư vấn hoặc luật sư hỗ trợ rà soát hợp đồng trước khi đặt cọc hoặc ký kết.
🤝 5. Tham khảo ý kiến từ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy làm việc với một đơn vị chuyên cho thuê văn phòng như SbayOffice. Chúng tôi không chỉ giới thiệu các văn phòng phù hợp nhu cầu, mà còn tư vấn toàn bộ quá trình:
- Tìm kiếm và so sánh các lựa chọn
- Hướng dẫn đàm phán hợp đồng
- Giải thích chi tiết về chi phí và điều khoản
Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu rủi ro về sau.
Join The Discussion